クリーンセンターごみ搬入予約システム
このシステムは多くのクリーンセンターで実施されている市民のごみ持込みについで、持ち込み日時などの予約受付とその情報をデータベースに登録し、持込み現場へ受け渡すためのごみ搬入予約システムです。
市民からのごみ搬入予約を受け付けるためのコールセンターの機能と予約情報を登録するデータベースシステムで構成されます。
このシステムを導入すると、市民からのごみ搬入予約の受付と現場での搬入受付業務を円滑に遂行することができるようになります。
予約制にすることにより、搬入数の制御が出来るようになるため特定の日だけ混雑するといったことを避けることができます。
特徴
ごみ処理関連業務の効率化
搬入人数の可視化や予約数調整などで、合理的・効率的な搬入センター業務が可能となり、結果的に市民サービスの向上が見込めます。
高セキュリティ
予約情報には、個人名、住所、電話番号など個人情報が含まれる場合がありますが、開かれたインターネット経由の通信では無く、閉域網と呼ばれるIP-VPNというネットワーク環境と使用し安全に接続できます。個人情報はインターネットに流出することなく高いセキュリティレベルが確保されています
クラウド運用で安定稼働
システムは、クラウド上で稼働しているため、ハードウェアの故障やデータ破損などのリスクがとても低く、安定した運用が可能です。
コストを抑えたシステム導入
ごみ搬入センターにおける標準的な業務に必要な機能はすでに実装されており、一から新規に開発を行うことは無いため、低コストで導入が可能です。独自開発のため、細かなご要望にも対応可能です。
効率的なクラウド運用型コールセンター
コールセンター機能も全てクラウド上で実装されており、オペレーターはPC内の電話アプリで、市民からの電話を受け取ります。システムとの親和性が高く、連携も容易で仕様変更も迅速に行えます。
業務に応じたシステムの最適化
実際に実務で稼働しているシステムですので、開発・運用などのノウハウに基づき、計量システムとの連携機能など実務に則したシステムの提供が可能です。
導入事例
・自治体 1（市）
オペレーターは通常3名で、予約増加期間（ゴールデンウィークや年末・年始など）は5名ほどに増員して運用しています。ノートPCとヘッドセット（ヘッドフォンとマイクが一体化したもの）で通話や予約登録を行います。ごみ搬入は平日は予約不要で土曜日のみ予約が必要というルールなので、金曜日の業務終了後に翌日の予約情報をクリーンセンターへ送付し、クリーンセンターでは翌日その情報を元に予約番号などを参照しながら市民のごみ持込みの受付業務を行います。コールセンター機能、予約登録サーバーはすべてクラウド上で運用されているため、コールセンターには、ノートPCとヘッドセット、電話待ち人数や予約数など各種情報を表示するためのディスプレイで運用しています。
オペレーターには、システムに関する知識は不要です。システムにログインし、ソフトフォンと呼ばれるパソコンで電話を受けることができる仕組みを稼働し、電話がかかってきたら持込み予定日などの各種情報をヒアリングし、入力フォームにその情報を入れて登録するだけです。
予約に際して、個人情報は扱わないという主旨で、名前は苗字でカタカナ、電話番号は下四桁、住所は町名までなどで運用しています。
・自治体 2（市）
オペレーター6名で最大年間18万件程度の予約を扱います。こちらは個人情報を取得して予約登録するため、セキュリティ上の考慮で閉域網のVPNにてコールセンターとクラウドサーバーを接続しています。
クリーンセンターのごみの計量システム（ごみの量で料金など算出）とデータの同期をcsvファイルのエクスポートとインポートで行っています。
市民の住居の地図データと連動しており、電話がかかってきて過去に予約したことがある市民の場合は履歴やその市民の住居地図が表示されます。
基本的な機能については共通ですが、細かな部分で運用のルールが各自治体で異なっていたりするため、それらにあわせてカスタマイズしシステム構築をしています。
コールセンター機能について
現在、一般的なコールセンターでは、電話対応のための機器を導入して業務を行っていますがクラウドコールセンターでも全く同様の機能を実装することができます。ハードウェアの導入や変更をすることなく以下のような機能を自在に追加することができます。
- オペレーターアカウントの管理
- 自動応答音声による各種案内
- 業務時間に応じた自動音声対応
- 顧客の番号選択に応じた電話応答フローの分岐
- 待ち時間が長い順に順次、対応可能なオペレーターへ接続
- 待機時間の長いオペレーターから自動的に架電接続
- 顧客の選択した情報（予約したクリーンセンター名など）を通話開始時にオペレーターへ通知
- 最大電話待ち人数の制限
- 条件に応じたさまざまな電話応答フローの分岐
- ナレーターによる音声の登録や機械音声の登録
基本システム構成図
導入までの流れ
- 自治体のごみ搬入のルールなどをヒアリング
- ヒアリングした内容に応じてシステム仕様（案）の策定
- 仕様（案）を元に自治体担当者と機能の要・不要や変更などについて協議
- 仕様を確定し、システム導入に関する見積を提示
- 予算が問題なく実施の場合は仕様で明示されてない詳細部分の協議・決定
- 導入までのスケジュールの提示
- 開発（各種設計→コーディング→個別動作テスト→統合テスト）
- 随時進捗報告
- システム実装と顧客による検証
- 検収完了
オプション
webフォーム＋スマートフォンアプリ
コールセンターで電話での予約受付の他、webフォームから予約を受け付けるシステムの提供も可能です。
この場合は、市民がwebでアカウントを作成し、ログインして必要事項をフォームに入力してもらい送信します。
パソコンからはブラウザで、スマートフォン等からは、アプリでアクセスします。
登録する情報は電話でヒアリングする内容と同一となります。
このシステムはオプションではありますが、単体での運用も可能ですので、以下の３つのパターンで予約
システムの構築が可能です。
電話＋webフォーム＋予約データ管理サーバー
電話＋予約データ管理サーバー
webフォーム＋予約データ管理サーバー
webフォーム単体にするとコールセンターやオペレーターが不要となりますのでご予算に応じてコストダウン
を図りたい場合はこちらをご検討ください。
自治体を対象にビジネスをしている会社・部門の方へ
このシステムは全国のクリーンセンターの業務に適用できます。ごみ搬入は予約無しで受け付ける自治体もあるかと思いますが、搬入人数などが予測できず、搬入しにきた市民に長時間待たせる事象などが発生、また実際その日に対応できないような人数の市民が搬入に来ることもあります。そのため全体的な流れとしては、予約制にして、日時で搬入者数を把握、制限し整理することで結果的に、市民に長時間待たせることなく業務が遂行できます。クリーンセンターの業務自体も、平均的にある程度、1日の搬入数をならすことが可能になり、業務の効率化が図れます。
このシステムをクリーンセンターを管轄する部署の方へご提案いただければ潜在ニーズにフィットする可能性はかなり高いはずです。
自治体へのシステムの説明など同行営業も可能ですので、お気軽にご連絡ください。
クリーンセンターの運営管轄の自治体の方へ
ごみ持込み予約の制度は、各自治体で導入が増えつつあります。
市民の利便性の向上として、予約制は、待ち時間を減らしたり、クリーンセンターの業務の効率化に有効です。
具体的なシステムの説明など必要でしたらご連絡ください。
